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Organiser pour économiser

Fotolia 61668015 XSOrganisation des flux administratif et d'information

Cette TPE fait appel à nous pour mettre en place une organisation adaptée du traitement des flux de factures fournisseurs (plusieurs centaines / mois).

 

Situation préalable :

- traitement manuel et transfert au cabinet comptable pour saisie

- saisie manuelle mensuelle des DEB sur Prodouanes

- 1.8 ETC (Equivalent Temps Complet) pour le traitement administratif

- pertes de documents, rapprochement comptable incomplet, saisie décalée, retards de paiement des fournisseurs, livraisons bloquées, image de l'entreprise = mauvais payeur

 

Suite à notre intervention - 1ère étape :

- achat et mise en place d'un logiciel commercial et comptable

- départ des administratifs qui n'étaient pas en capacité d'intégrer le nouveau fonctionnement

- recrutement d'un administratif-comptable pour saisie des factures au fil de l'eau

- avec la spécialiste de notre réseau : tri, rangement classement et réorganisation des documents

- mise en place d'un échéancier de règlement des factures et suivi

Gain : 0.8 ETC, réduction notoire de la facture du cabinet comptable, amélioration du partenariat avec les fournisseurs et prestataires, diminution des écarts de stock

 

Seconde étape après 3 ans de fonctionnement et le départ du comptable :

- création par l'informaticien de notre réseau d'un petit programme validé avec les douanes --> saisie DEB passe de 1.5 jours à 2 mn / mois

- réflexion avec toute les équipes de l'entreprise sur le circuit administratif et mise en place des procédures inhérentes

- recrutement d'un prestataire de saisie comptable en lien avec notre cabinet comptable  pour 2 demi- journées / semaine

Gain de temps, d'efficacité grâce à l'implication de tous et à une interface plus aboutie avec le cabinet comptable. Les heures épargnées sur le poste administratif ont pu être redistribuées sur la gestion de stock et le commerce.

Gains escomptés : fiabilisation et donc diminution du stock (notamment les faibles rotations), amélioration du service proposé aux clients et de facto, augmentation du CA.